Quel événement pour quel moment ?
Qu’ils soient destinés à la communication externe ou pensés comme un moment de partage entre collaborateurs, les événements professionnels marquent l’histoire d’une entreprise.
Ils accompagnent une étape importante, informent, célèbrent, créent de l’émulation, de l’implication, ils font éclore de nouveaux projets et de nouvelles ambitions, créent le petit supplément d’âme qui fait la réussite d’une marque, d’une entreprise.
Afin que toutes les conditions soient réunies pour faire de vos événements une réussite, By Kadrance vous accompagne dans leur organisation. Voici les éléments qu’il vous faut déterminer en tout premier lieu :
La date de l’événement
Celle-ci doit être choisie en fonction de la vie de votre organisation, de ses impératifs (évitez la proximité avec la date de clôture comptable ou la remise de budgets), mais aussi de l’agenda des intervenants et des réalités du calendrier (prenez en compte les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les jours d’élections ou de manifestations sportives majeures telles que les Jeux olympiques ou la Coupe du monde de football).
Pour un événement de communication externe, vous devez également vous renseigner sur l’agenda de votre public cible.
Le lieu de l'événement
Le lieu de l’événement est un choix primordial. Vous devrez privilégier une situation centrale et facilement accessible à tous. Ce lieu doit être adapté à votre événement et à son public en termes de capacité d’absorption (une salle adaptée au nombre de participants), de disposition de l’espace (possibilité d’ateliers, de conférences, mise en place de stands promotionnels, d’un espace traiteur…), et d’équipement (cuisines, parkings, matériel de projection…).
En cas de participants ou d’intervenants étrangers, renseignez-vous sur les possibilités d’hébergement.
Enfin, ce lieu doit être adapté à votre budget. Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à vous renseigner sur les obligations qui lui sont liées (droit de bouchon, fournisseurs imposés…).
Le programme et les intervenants
Pourquoi cet événement ? Quels en sont les axes ? Quels messages souhaitez-vous transmettre ? En répondant clairement à ces questions, vous pourrez déterminer le ou les thèmes de votre événement, établir une liste d’intervenants adaptés, des sujets d’ateliers, des activités (spectacles, conférences, animations diverses…).
À partir de ce contenu, vous pourrez établir un planning précis, de l’accueil des participants à la clôture de l’événement. Vous penserez à y inclure des moments de catering (pause-repas, pauses-café) et des moments de pause.
Votre événement ne doit pas se prolonger plus que de raison. Votre programme doit être réaliste, pas trop chargé et faire appel à de bons intervenants, capables de délivrer un message clair et concis dans le temps qui leur sera imparti.
Le catering
Le catering de l’événement est un élément fondamental de sa réussite. Le repas et les boissons doivent donc être choisis avec soin. Il arrive que le traiteur soit lié au lieu, mais ce n’est pas une constante. Si tel est le cas, il convient de déterminer avec lui une formule adaptée à votre événement : buffet sandwiches, repas en plusieurs services, walking dinner, pauses-café… Pensez également à vous renseigner sur le personnel de service (son nombre, qui doit être plus élevé en repas assis qu’en buffet par exemple, mais aussi sa qualification). C’est un critère déterminant pour un service fluide et efficace.
La logistique de l’événement
Une fois votre programme arrêté, vous pourrez établir une liste des tâches à effectuer avant, pendant et après l’événement. Il peut s’agir de la conception des invitations, de leur envoi, de la gestion des inscriptions, de l’établissement de badges nominatifs pour les participants, de la promotion et/ou de la communication de l’événement (affiches, flyers, campagne publicitaire…), de l’aménagement et du rangement de la salle. Cette liste vous permettra également de répertorier le matériel qui vous sera nécessaire (pancartes nominatives pour les intervenants, matériel audiovisuel, mobilier non inclus dans le lieu, documents remis aux participants, cadeaux aux invités…).
Situés dans Paris, les lieux By Kadrance allient accessibilité et proximité d’un riche environnement patrimonial, dans des cadres calmes et cosy, à l’abri du tumulte de la ville.
À l’image des vers de « L’invitation au voyage » de Charles Baudelaire, « Là, tout n’est qu’ordre et beauté, luxe, calme et volupté. »
Quel type d'évènement ou de service souhaitez-vous organiser ?
Apprenez-en plus sur les types d'évènements proposés dans les lieux By Kadrance :
Questions fréquentes sur votre évènement professionnel
Capacités, lieux, devis, restauration, accès et RSE : les réponses de By Kadrance.
Quels types d’événements professionnels peut-on organiser chez By Kadrance ?
Les lieux accueillent des séminaires, des conférences, des soirées (cocktail dinatoire, dîner assis, soirée dansante) et des showrooms et pop-up stores. By Kadrance propose aussi des offres packagées d’événements connectés, en full digital ou en hybride.
Comment choisir le lieu selon le nombre de participants ?
Au Cercle d’Aumale, les espaces accueillent de 20 à 150 personnes pour une journée de travail. Au Pavillon de la Muette, les salons de réception reçoivent de 30 à 200 personnes et la tente d’été de 250 à 300. Sur Le Bateau Phare, le Deck accueille 130 personnes, le Carré 100, la Cale 200 et tout le bateau 300. Consultez l’ensemble des lieux ou contactez l’équipe pour être conseillé.
Qu’est-ce que le Cercle d’Aumale ?
C’est un hôtel particulier du XIXe siècle, ancien club de musique du 9e arrondissement de Paris, aujourd’hui dédié aux évènements professionnels. Il s’étend sur 5 niveaux et 1 700 m² : salle de projection de 150 places, Club et son jardin de 150 m², Studio, Atelier et Penthouse avec son rooftop. Découvrez la fiche du Cercle d’Aumale.
Peut-on privatiser Le Bateau Phare pour un événement d’entreprise ?
Oui. Le Bateau Phare, l’ancien Batofar, est amarré sur la Seine face à la BnF (Paris 13e) et se privatise en totalité ou par pont, du lundi au dimanche de 9h à 5h. Il offre 600 m² sur 3 ponts et jusqu’à 300 personnes sur tout le bateau : Deck 130, Carré 100, Cale 200 et Terrasse à quai 300, avec des offres groupe à partir de 20 personnes. Tous les détails sont sur la fiche du Bateau Phare.
Que propose le Pavillon de la Muette ?
Le Pavillon de la Muette est un pavillon de chasse royal construit pour Louis XV, au cœur de la forêt de Saint-Germain-en-Laye, à moins de 30 minutes de la Porte Maillot. Vous pouvez privatiser le Pavillon et ses 3 salons de réception, une tente de 300 m² en été et, si besoin, ses huit chambres historiques (20 couchages). Un parking de 70 places, dont 10 électriques, est mis à disposition. Voir la fiche du Pavillon de la Muette.
Peut-on privatiser un lieu en totalité ou en partie ?
Cela dépend du lieu. Le Bateau Phare se privatise en totalité ou par pont, et le Pavillon de la Muette permet de choisir entre le Pavillon, la tente et les chambres. Au Cercle d’Aumale, chaque niveau a sa propre capacité et le Club peut être privatisé le temps d’une soirée pour un cocktail dinatoire. Pour définir votre configuration, contactez l’équipe.
Comment demander un devis ou réserver ?
Utilisez le formulaire de demande de devis de la fiche du lieu ou la page contact, qui indique le téléphone et l’adresse e-mail de chaque lieu. L’équipe vous répond rapidement.
Quelle date choisir pour son événement ?
Choisissez la date en fonction de la vie de votre organisation : évitez la clôture comptable et la remise de budgets, et tenez compte de l’agenda des intervenants. Prenez aussi en compte les vacances scolaires, les jours fériés, les jours d’élections et les grands événements sportifs comme les Jeux olympiques ou la Coupe du monde de football. Pour un événement externe, renseignez-vous sur l’agenda de votre public cible. Contactez ensuite le lieu pour vérifier ses disponibilités.
Peut-on faire appel à son propre traiteur, et quelle restauration est proposée ?
En concertation avec le service de restauration de By Kadrance, des cocktails, des buffets personnalisés avec animations culinaires ou des grillades peuvent être proposés. Si vous préférez le traiteur de votre choix, By Kadrance met ses cuisines et tous ses équipements à sa disposition. Notre charte RSE cite aussi les traiteurs engagés avec lesquels nous travaillons, et Le Bateau Phare peut vous proposer des traiteurs, artistes et spectacles partenaires.
De quel matériel technique et audiovisuel dispose-t-on ?
La salle de projection du Cercle d’Aumale possède une régie adaptée aussi bien à un spectacle musical qu’à une projection de film, avec micros HF et caméras. Le Bateau Phare dispose d’écrans digitaux personnalisables (digital signage) dans tous ses espaces, dont 4 au Carré et 2 au Deck, et d’un vidéoprojecteur possible sur demande. Il offre aussi le Wi-Fi et une connexion Internet redondante, et le Carré et la Cale sont climatisés. Voir nos offres d’événements connectés pour la captation et le streaming.
Les lieux sont-ils accessibles, et comment s’y rendre ?
Les lieux respectent les normes ERP (Établissement Recevant du Public) et PMR (accueil des personnes à mobilité réduite). Le Cercle d’Aumale est desservi par les métros 2, 12 et 13 et les bus 26, 30, 32, 43, 68 et 74. Le Bateau Phare est desservi par les métros 6 et 14, le RER C et les bus 25, 62, 64, 71, 89, 132 et 325. Le Pavillon de la Muette est à moins de 30 minutes de la Porte Maillot et dispose d’un parking de 70 places.
Comment By Kadrance m’accompagne-t-il dans l’organisation ?
La conciergerie By Kadrance vous conseille sur le choix de la salle, la disposition la plus adaptée et le mobilier nécessaire. Elle vous donne accès à ses prestataires et propose des animations originales comme un escape game ou une chasse au trésor collaborative dans Paris. Une équipe présente sur site prend en charge la logistique : écrans, matériel, livraisons, éléments personnalisés. En savoir plus sur notre concept.
Quelle est la démarche RSE de By Kadrance ?
Notre charte RSE couvre la restauration (produits de saison en circuits courts, invendus donnés à des associations), les déchets (vaisselle réutilisable, tri, recyclage des éléments de décor), les lieux (aération naturelle, éclairage LED) et les déplacements (information sur les transports en commun et les stations Vélib’, arceaux à vélo). Nous travaillons aussi avec des partenaires engagés comme muto et Savr.