Evénements post Covid-19 : les mesures mises en place dans les Cercles By Kadrance

Publié le 30 avril 2020

Article mis à jour le 10 mai 2021.

Les événements physiques vont faire leur retour peu à peu à partir du 19 mai 2021. Voici le calendrier de la reprise, diffusé par le comité de filière tourisme de la ville de Paris :

19 mai9 juin30 juin


Couvre-feu
21h23hFin des restrictions liées au couvre-feu


Jauge événements en intérieur
35%, dans la limite de 800 pers.65%, dans la limite de 1 000 pers.Fin des restrictions liées au jauges


Restauration
Restauration en extérieur autorisée, (6 pers. au maximum par table)Restauration en intérieur autorisée avec une jauge à 50%, (6 pers. au maximum par table)Fin des restrictions liées à la restauration

Ces informations sont valables pour les ERP de type L (sous réserve de la publication d’un décret) et dans le strict respect du protocole sanitaire (port du masque, gel hydroalcoolique, etc.).

A la reprise de l’activité des Cercles By Kadrance après la crise du Covid-19, notre priorité est la santé et la sécurité des participants aux événements et de notre équipe. Pour cela, nous nous engageons à mettre en place des mesures strictes sur lesquelles nous serons intransigeants aussi longtemps que nécessaire. 

Les mesures barrières aux Cercles By Kadrance

Nos deux sites sont équipés de dispositifs CTA (Centrale de Traitement de l’Air) qui permettent un renouvellement constant de l’air dans les espaces pour un environnement plus sain.

Cependant, nous avons souhaité aller plus loin en cette période avec des mesures barrières que nous nous engageons à prendre. En fonction de l’évolution de la situation sanitaire, ces mesures pourront être amenées à évoluer dans le temps.

1. La distanciation physique lors des séminaires et évènements

Pour maximiser la distance entre les participants nous nous engageons :

  • A respecter strictement les jauges autorisées par les gouvernement dans son plan de déconfinement.
  • A favoriser les dispositions qui minimisent les contacts face à face et la proximité physique
  • De façon générale, à être proactifs dans les solutions de disposition proposées à nos clients en amont, en fonction du nombre de participants envisagé

En juillet, nous avons formalisé ces règles de distanciation en adéquation avec la charte COVID-FREE (voir plus bas).

2. La désinfection des locaux

L’intégralité de nos locaux et de nos espaces recevant des événements sont désinfectés plusieurs fois par jour avec des produits adaptés. 

Une attention particulière est portée au matériel électronique (télécommandes, micros…) ainsi qu’aux surfaces susceptibles d’être les plus touchées : poignées de porte, accoudoirs…

En outre, pour limiter au maximum le contact avec les poignées, les portes seront maintenues ouvertes lorsque c’est possible.

3. La protection du personnel

Il est primordial pour nous que les équipes des Cercles By Kadrance soient protégées et qu’elles soient exemplaires dans l’application des gestes barrières.

Chaque employé est doté d’un masque tissu norme AFNOR fabriqué en France et de gants, en plus de suivre scrupuleusement les gestes barrières et de se tenir à distance autant que possible des participants comme des autres membres de l’équipe.

Nos responsables logistiques sont vos référents sécurité sanitaire.

4. L’hygiène des mains

Outre le fait de disposer de sanitaires équipés de savon pour chaque espace en location, les Cercles By Kadrance proposent du gel hydroalcoolique en libre-service sur chaque niveau, grâce à un système de distributeur « totem ».

Par ailleurs, des mouchoirs à usage unique sont mis à disposition dans tous nos espaces pour les besoins des participants.

5. L’utilisation de masques

Les Cercles By Kadrance, en accord avec les directives des pouvoirs publics, demandent aux participants de se munir de leur propre masque lors de l’événement. Cependant, si cela ne pouvait pas être le cas, nous proposons de mettre à disposition quelques masques tissus norme AFNOR fabriqués en France pour nos clients.

Comme pour la disposition des espaces, le sujet des masques est à aborder avec le client en amont de l’événement pour déterminer avec lui l’organisation et le matériel nécessaire.

Nous avons formalisé ces règles de port du masque en adéquation avec la charte COVID-FREE (voir plus bas).

6. La prévention auprès des participants

A l’étape de l’organisation de l’événement, les sujets sanitaires et de sécurité font partie intégrante des points abordés avec le client afin de trouver les solutions les plus adaptées à son événement (capacité et disposition de l’espace, matériel…). La suspension des services de vestiaire est notamment rappelée en amont de l’événement pour que les participants puissent s’organiser.

Durant l’événement, des éléments de signalétique rappellent aux participants les gestes barrières et mesures à respecter (éviter les poignées de main, l’échange de documents, éternuer ou tousser dans son coude, etc.). Le téléchargement de l’application TousAntiCovid est également encouragé. Par ailleurs, la prise de température à l’arrivée des participants est suggérée, grâce à la présence de thermomètres sur place.

D’autres solutions peuvent être mises en place, telles que belifeline, tests salivaires, loxamed

7. Adaptation de la restauration

Les pratiques de restauration lors des événements sont repensées pour limiter au maximum les contacts des participants avec un même objet ou surface :

  • Jusqu’au 8 juin, le déjeuner doit se faire impérativement en extérieur avec des tables de 6 pers.
  • Jusqu’au 29 juin, le déjeuner peut être servi en intérieur avec une jauge réduite à 50% et obligatoirement dans un format assis (table de 6 pers.)
  • Après le 30 juin, il n’y a plus aucune restriction, le cocktail debout et les buffets sont à nouveau possible.

Les formats buffet sont proscrits au profit de formats de restauration individuels (type lunchbox, assiette individuelle, pack déjeuner…). Le service est renforcé pour que seuls les maîtres d’hôtel, eux-mêmes formés et attentifs aux gestes barrières, soient en mesure de distribuer les aliments aux participants. Les accueils café et pauses sont servis en assiette individuelle à la place de chaque participant.

Nos partenaires traiteurs ont travaillé sur de nouvelles offres de cocktail assis & des bocaux gourmands. Au Cercle LeBrun, les food trucks de Street Food en Mouvement s’installent dans la cour d’honneur.

Notre engagement avec le label COVID-FREE

Nos deux hôtels particuliers ont reçu le label COVID-FREE. Premier label de sécurité sanitaire indépendant et collaboratif dédié au secteur du tourisme et à tous les ERP, il fait de la sécurité du public et des professionnels une priorité.

label covid-free

Cet engagement est basé sur trois grands axes : 

  1. Un audit sanitaire rigoureux avant la remise du label, s’appuyant sur une procédure d’analyse développée par un comité d’experts, dans le respect des préconisation des parlementaires. Le Cercle d’Aumale comme le Cercle LeBrun ont été soumis à cet audit, qu’ils ont réussi.
  2. Le respect de la charte COVID-FREE, impliquant notamment le port du masque obligatoire pour les événements dans nos lieux, ainsi qu’une capacité réduite à une chaise sur deux, en quinconce. Par ailleurs, dans le respect de la charte, les services de vestiaire sont suspendus pour les événements jusqu’à nouvel ordre.
  3. L’implication des participants : ce sont les clients qui attestent la bonne tenue de la charte sanitaire. Ils sont invités, par le biais d’un QR code disposé sur des éléments de signalétique, à signaler à l’établissement un éventuel manquement dans la mise en œuvre de la charte, de façon confidentielle. L’objectif est ainsi d’améliorer les mesures barrières constamment pour garantir la santé et la sécurité de tous.

Les événements post Covid-19, entre sécurité et nouvelles technologies

Outre les mesures barrières, le Covid-19 influencera durablement notre vie quotidienne avec un important développement du digital dans les séminaires et évènements.

Le live streaming et les méthodes de collaboration en ligne se sont popularisés à vitesse accélérée pendant cette crise sanitaire. Nos lieux disposent d’une importante bande passante (fibre 200 Mo), avec possibilité de back up, permettant de faire du live en toute sérénité.

Dans le domaine de l’événementiel, la phase de déconfinement sera synonyme d’événements hybrides. Ils permettront à certains participants de se rendre sur le lieu de l’événement, tandis que d’autres pourront y assister à distance et ainsi démultiplier votre audience.

Les lieux événementiels disposant d’espaces extérieurs seront à privilégier afin de garantir la sécurité de tous. Les jardins, rooftops et cours d’honneur sont en effet adaptés à certaines activités de teambuilding, à des ateliers d’équipe ou à des réunions en plein air.


Ce document a été rédigé sur la base du « référentiel sanitaire » co-écrit par différentes associations, notamment LEVENEMENT dont les Cercles By Kadrance sont membres. Il est amené à évoluer selon les prochaines directives, de fait il n’est pas contractuel.