Evénements post Covid-19 : les mesures mises en place dans les Cercles By Kadrance

Publié le 30 avril 2020

A la reprise de l’activité des Cercles By Kadrance après la crise du Covid-19, notre priorité est la santé et la sécurité des participants aux événements et de notre équipe. Pour cela, nous nous engageons à mettre en place des mesures strictes sur lesquelles nous serons intransigeants aussi longtemps que nécessaire. 

Les événements post Covid-19 vont être transformés, et nous avons décidé de prendre les devants de cette transformation en proposant des services adaptés pour nos clients.

Les mesures barrières aux Cercles By Kadrance

Nos deux sites sont équipés de dispositifs CTA (Centrale de Traitement de l’Air) qui permettent un renouvellement constant de l’air dans les espaces pour un environnement plus sain.

Cependant, nous avons souhaité aller plus loin en cette période avec des mesures barrières que nous nous engageons à prendre. En fonction de l’évolution de la situation sanitaire, ces mesures pourront être amenées à évoluer dans le temps.

1. La distanciation physique lors des séminaires et évènements

La distanciation physique lors des séminaires et évènements

Pour maximiser la distance entre les participants nous nous engageons :

  • A réduire la capacité maximale des événements dans nos espaces (plus d’espacement entre les chaises en disposition théâtre par exemple), tant que cela sera nécessaire.
  • A favoriser les dispositions qui minimisent les contacts face à face et la proximité physique
  • De façon générale, à être proactifs dans les solutions de disposition proposées à nos clients en amont, en fonction du nombre de participants envisagé

En juillet, nous avons formalisé ces règles de distanciation en adéquation avec la charte COVID-FREE (voir plus bas).

2. La désinfection des locaux

La désinfection des locaux

L’intégralité de nos locaux et de nos espaces recevant des événements sont désinfectés plusieurs fois par jour avec des produits adaptés. 

Une attention particulière est portée au matériel électronique (télécommandes, micros…) ainsi qu’aux surfaces susceptibles d’être les plus touchées : poignées de porte, accoudoirs…

En outre, pour limiter au maximum le contact avec les poignées, les portes seront maintenues ouvertes lorsque c’est possible.

3. La protection du personnel

La protection du personnel

Il est primordial pour nous que les équipes des Cercles By Kadrance soient protégées et qu’elles soient exemplaires dans l’application des gestes barrières.

Chaque employé est doté d’un masque tissu norme AFNOR fabriqué en France et de gants, en plus de suivre scrupuleusement les gestes barrières et de se tenir à distance autant que possible des participants comme des autres membres de l’équipe.

Nos responsables logistiques sont vos référents sécurité sanitaire.

4. L’hygiène des mains

L’hygiène des mains

Outre le fait de disposer de sanitaires équipés de savon pour chaque espace en location, les Cercles By Kadrance proposent du gel hydroalcoolique en libre-service sur chaque niveau, grâce à un système de distributeur « totem ».

Par ailleurs, des mouchoirs à usage unique sont mis à disposition dans tous nos espaces pour les besoins des participants.

5. L’utilisation de masques

L’utilisation de masques

Les Cercles By Kadrance, en accord avec les directives des pouvoirs publics, demandent aux participants de se munir de leur propre masque lors de l’événement. Cependant, si cela ne pouvait pas être le cas, nous proposons de mettre à disposition quelques masques tissus norme AFNOR fabriqués en France pour nos clients.

Comme pour la disposition des espaces, le sujet des masques est à aborder avec le client en amont de l’événement pour déterminer avec lui l’organisation et le matériel nécessaire.

Nous avons formalisé ces règles de port du masque en adéquation avec la charte COVID-FREE (voir plus bas).

6. La prévention auprès des participants

 La prévention auprès des participants

A l’étape de l’organisation de l’événement, les sujets sanitaires et de sécurité font partie intégrante des points abordés avec le client afin de trouver les solutions les plus adaptées à son événement (capacité et disposition de l’espace, matériel…). La suspension des services de vestiaire est notamment rappelée en amont de l’événement pour que les participants puissent s’organiser.

Durant l’événement, des éléments de signalétique rappellent aux participants les gestes barrières et mesures à respecter (éviter les poignées de main, l’échange de documents, éternuer ou tousser dans son coude, etc.). Le téléchargement de l’application TousAntiCovid est également encouragé. Par ailleurs, la prise de température à l’arrivée des participants est suggérée, grâce à la présence de thermomètres sur place.

7. Adaptation de la restauration

Adaptation de la restauration

Les pratiques de restauration lors des événements sont repensées pour limiter au maximum les contacts des participants avec un même objet ou surface :

  • Les formats buffet sont évités au profit de formats de restauration individuels (type lunchbox, assiette individuelle, pack déjeuner…)
  • Le service est renforcé pour que seuls les maîtres d’hôtel, eux-mêmes formés et attentifs aux gestes barrières, soient en mesure de distribuer les aliments aux participants

Ces pratiques peuvent être amenées à évoluer progressivement selon les recommandations sanitaires ou les initiatives de nos traiteurs partenaires. 

Notre engagement avec le label COVID-FREE

Nos deux hôtels particuliers ont reçu le label COVID-FREE. Premier label de sécurité sanitaire indépendant et collaboratif dédié au secteur du tourisme et à tous les ERP, il fait de la sécurité du public et des professionnels une priorité.

label covid-free

Cet engagement est basé sur trois grands axes : 

  1. Un audit sanitaire rigoureux avant la remise du label, s’appuyant sur une procédure d’analyse développée par un comité d’experts, dans le respect des préconisation des parlementaires. Le Cercle d’Aumale comme le Cercle LeBrun ont été soumis à cet audit, qu’ils ont réussi.
  2. Le respect de la charte COVID-FREE, impliquant notamment le port du masque obligatoire pour les événements dans nos lieux, ainsi qu’une capacité réduite à une chaise sur deux, en quinconce. Par ailleurs, dans le respect de la charte, les services de vestiaire sont suspendus pour les événements jusqu’à nouvel ordre.
  3. L’implication des participants : ce sont les clients qui attestent la bonne tenue de la charte sanitaire. Ils sont invités, par le biais d’un QR code disposé sur des éléments de signalétique, à signaler à l’établissement un éventuel manquement dans la mise en œuvre de la charte, de façon confidentielle. L’objectif est ainsi d’améliorer les mesures barrières constamment pour garantir la santé et la sécurité de tous.

Les événements post Covid-19, entre sécurité et nouvelles technologies

Outre les mesures barrières, le Covid-19 influencera durablement notre vie quotidienne avec un important développement du digital dans les séminaires et évènements.

Le live streaming et les méthodes de collaboration en ligne se sont popularisés à vitesse accélérée pendant cette crise sanitaire. Nos lieux disposent d’une importante bande passante (fibre 200 Mo) permettant de mettre en place facilement du streaming et ainsi démultiplier vos publics. 

Nous nous sommes entourés de partenaires spécialisés pour construire les événements de demain : proposer de nouvelles technologies tout en conservant l’aspect humain au cœur de ces moments. Pour en savoir plus sur nos offres connectées, consultez notre article dédié, ou faites nous une demande d’informations.


Ce document a été rédigé sur la base du « référentiel sanitaire » co-écrit par différentes associations, notamment LEVENEMENT dont les Cercles By Kadrance sont membres. Il est amené à évoluer selon les prochaines directives, de fait il n’est pas contractuel.